Dokumen saya di Legalisasi atau di Register (Waarmerking) ?

By

Legalisasi atau Register (Waarmerking)


Aktivitas kegiatan bisnis perusahaan yang beragam terkadang membutuhkan dokumen tertentu yang perlu di sahkan oleh notaris dalam bentuk waarmerking atau legalisasi sebelum transaksi atau kegiatan tersebut dapat dilaksanakan oleh para pihak.

Contoh: 


apabila dalam anggaran dasar perseroan mewajibkan direksi untuk memperoleh surat persetujuan dewan komisaris untuk tindakan tertentu, misal meminjam uang ke bank. Jika demikian, maka umumnya Pihak bank akan meminta pihak direksi untuk memperoleh surat persetujuan dewan komisaris atas tindakan tersebut yang telah disahkan oleh notaris dalam bentuk legalisasi.


Pengesahan dokumen adalah cara untuk menguatkan kedudukan dokumen tersebut sebagai suatu alat bukti tertulis. Saat para pihak menghendaki agar dokumennya diperkuat oleh notaris namun ternyata dokumen tersebut tidak dibuat oleh notaris maka dokumen tersebut dapat di perkuat oleh notaris dalam bentuk waarmerking atau  legalisasi. 


Walaupun dokumen atau surat perjanjian tersebut telah mendapat legalisasi ataupun waarmerking dari notaris, dokumen tersebut tetaplah merupakan surat yang dibuat dibawah tangan, akan tetapi kekuatan pembuktiannya masih lebih baik dibandingkan dengan surat dibawah tangan yang tidak di legalisasi ataupun yang tidak di waarmerking.


Perbedaan antara Legalisasi dan Register (Waarmerking)


1. Legalisasi


Maksud legalisasi adalah dokumen atau surat yang dibuat di bawah tangan dan di tandatangani di hadapan Notaris. Tanggal yang tertera pada dokumen atau surat yang di legalisasi sama dengan tanggal legalisasi dokumen tersebut oleh Notaris. Tanggal yang tertulis pada saat penandatanganan di depan Notaris itulah sebagai tanggal terjadinya perbuatan hukum yang melahirkan hak dan kewajiban antara para pihak.  Contoh : Surat perjanjian Kerjasama ditanda tangani para pihak tanggal 1 Juli 2019 maka tanggal legalisasi yang di tandatangani oleh notaris juga 1 Juli 2019.


Jika surat atau dokumen dibuat diluar negeri (contoh surat kuasa ahli waris) maka legalisasi dokumen atau surat tersebut dapat dilakukan di depan pejabat atau petugas kedutaan atau konsulat RI atau notaris setempat yang berwenang.


Notaris dapat membacakan atau menjelaskan isi surat atau dokumen tersebut pada para pihak yang akan menandatanganinya atau hanya mengesahkan tanda tangannya. Notaris kemudian menuliskan redaksi Legalisasi pada surat tersebut. Bentuk redaksi Legalisasi umumnya standar namun terkadang berbeda sesuai dokumen atau surat yang dihadapkan ke depan notaris. 


Hal yang membedakan ini disebabkan pada :


a. Bahasa dokumen atau surat tersebut yang akan dilegalisasi tidak di mengerti notaris. 


Misalnya dokumen yang berbahasa asing ( bahasa jepang, mandarin, arab dan bahasa lain yang tidak di mengerti oleh notaris). Karena hambatan bahasa, notaris tidak dapat membacakan isi dokumen atau surat tersebut sehingga yang dapat diberikan oleh notaris adalah Legalisasi Tanda Tangan saja. Yaitu hanya melegalisasi dokumen atau surat yang ditandatangani para pihak di hadapan notaris (tanpa membaca dan menjelaskannya).


b. Keterlibatan notaris dalam menyusun dokumen atau surat perjanjian tersebut.


Dokumen atau surat yang dihadapkan ke notaris dapat berisikan pasal - pasal perjanjian yang sudah jadi yang telah di susun para pihak ataupun pihak lainnya dimana notaris yang dimintakan legalisasinya tidak membuat konsep dokumen atau surat tersebut. Pada kondisi seperti ini, notaris dapat melakukan Legalisasi dengan hanya menerangkan bahwa pada tanggal tersebut para pihak menandatangi dokumen atau surat di depan notaris yang bersangkutan.


2. Register (Waarmerking / Waarmerk)


Maksudnya adalah dokumen atau surat dari klien (surat di bawah tangan) yang didaftarkan dalam buku khusus yang dibuat oleh notaris. Dokumen atau surat yang masuk dalam buku register ini adalah dokumen atau surat yang telah ditandatangani terlebih dahulu oleh para pihak sebelum disampaikan kepada notaris. Jadi tanggal pada surat atau dokumen tersebut dapat tidak sama dengan tanggal pendaftaran surat atau dokumen tersebut di buku khusus notaris.


Contoh Surat yang di Waarmerking : Surat Perjanjian Kerjasama telah di tandatangani para pihak pada tanggal 2 Juli 2019. Kemudian dokumen tersebut minta di register (waarmerking) oleh Notaris pada  tanggal 8 Juli 2019.


Kekuatan hukum antara Legalisasi dan Register (Waarmerking)


Di lihat dari sisi kekuatan hukum untuk pembuktian, maka dokumen yang dilegalisasi memiliki kekuatan hukum lebih kuat dibandingkan dengan dokumen atau surat yang hanya didaftarkan (Register atau Waarmerking). 


oleh karena Legalisasi dokumen atau surat memiliki kekuatan hukum yang lebih kuat maka biasanya diharuskan dalam pengurusan dokumen yang akan digunakan untuk kelengkapan suatu proses pengalihan kepemilikan hak atas kebendaan atau hak lainnya, dan lain-lain. 


Misalnya : Surat Kuasa dari ahli waris untuk syarat membuat Surat Keterangan Waris, surat persetujuan dari ahli waris untuk menjaminkan tanah dan bangunan, surat kuasa untuk menjual, surat persetujuan isteri untuk menjual tanah dan atau  bangunan yang terdaftar atas nama suaminya, General Agreement of Indemnity to Surety, dan surat persetujuan dewan komisaris untuk meminjam uang atas nama perseroan, dan lain sebagainya.


Untuk dokumen tersebut di atas biasanya dokumen tersebut harus di Legalisasi di hadapan notaris. Jika tidak dilegalisasi maka dokumen tersebut biasanya tidak dapat diterima sebagai dokumen kelengkapan dalam sertifikasi, proses Hak tanggungan atau jual beli tanah dan bangunan. Petugas misal petugas BPN biasanya meminta agar para pihak membuat kembali dokumen atau surat yang diperlukan dan melegalisasinya di hadapan notaris.


Perbedaan tanggung jawab Notaris dalam pembuatan Register (Waarmerking) atau legalisasi


Pada Register (Waarmerking), tanggung jawab notaris hanya terbatas pada mendaftarkan surat tersebut ke dalam buku waarmerking mengenai adanya surat tersebut, namun tidak mengatakan sesuatu mengenai isi atau pihak yang bertanda tangan maupun tanda tangannya.


Notaris membenarkan bahwa para pihak membuat perjanjian / kesepakatan pada tanggal yang tercantum dalam dokumen yang didaftarkan dalam Buku Pendaftaran Surat di bawah tangan (buku Register / Waarmerking).


Pada Legalisasi, tanggung jawab Notaris adalah pada kepastian tanggal dan tanda tangan pada dokumen tersebut adalah benar, karena mereka menandatangani dokumen dihadapan Notaris.


oleh karena itu notaris harus yakin akan identitas (tanda kenal) penghadap dengan melihat identitas seperti KTP, atau tanda pengenal lain dari yang bersangkutan. yang dimaksud yakin mengenal identitas adalah notaris yakin akan kesesuaian orang yang datang tersebut dengan kartu kenalnya, bahwa orang yang datang itu sama dengan data di KTP nya, dia orangnya, Nomor Induk kependudukannya (NIK) nya sama, bertempat tinggal di alamat KTP tersebut, gambar atau photonya cocok.


notaris tidak bertanggung jawab atas isi surat yang dilegalisasi karena para pihak membuatnya sendiri, namun tentunya tidak boleh bertentangan dengan syarat sahnya perjanjian, undang – undang, kesusilaan atau kepentingan umum.


tanggung jawab notaris terletak pada redaksi yang tertulis di lembar legalisasi tersebut, yaitu membenarkan bahwa benar pada tanggal sebagaimana tertulis dalam buku legalisasi, para pihak membuat perjanjian di bawah tangan dan menghadap pada Notaris untuk menandatangani surat tersebut.


tujuan legalisasi tersebut adalah untuk memperoleh kekuatan pembuktian formal artinya bila tandatangan pada surat atau dokumen diakui, yang berarti pernyataan yang tercantum dalam akta diakui kebenarannya Formal artinya terjamin kebenaran atau kepastian tanggal dari akta itu, kebenaran tandatangan yang terdapat dalam surat atau dokumen tersebut, kebenaran identitas para pihak yang hadir dan juga tempat dimana akta itu dibuat atau di tandatangani. 


Catatan :


Penulisan artikel dilakukan seakurat mungkin berdasarkan pengalaman, undang - undang yang berlaku, studi literatur buku, dan artikel di internet.

Apabila ada kesalahan maupun ketidakakuratan informasi dalam aktikel ini, tolong segera di kabarkan ke kami at gymscorp@yahoo.com, agar dapat segera dilakukan perbaikan.


0 comments:

Post a Comment

Powered by Blogger.